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Das große Unternehmer 1x1 Allgemeines

Aufbewahrungspichten und -fristen

2. die empfangenen Handelsbriefe,

3. Wiedergaben der a/jointfilesconvert/244109/bgesandten Handelsbriefe,

4. Belege für Buchungen in den von ihm nach § 238 Abs.

1 zu führenden Büchern (Buchungsbelege).

(4) Die in Absatz 1 Nr. 1 und 4 aufgeführten Unterlagen

sind zehn Jahre, die sonstigen in Absatz 1 aufgeführten

Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren.

(5) Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des

Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Han-

delsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Eröff-

nungsbilanz oder der Jahresabschluss festgestellt, der Kon-

zernabschluss aufgestellt, der Handelsbrief empfangen oder

a/jointfilesconvert/244109/bgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist.

Dieser Paragraf regelt deutlich:

■ 10 Jahre sind Inventare, Bilanzen, Jahresabschlüsse

und so weiter sowie die Buchungsbelege,

■ 6 Jahre Geschäftsbriefe (der Gesetzgeber spricht von

„Handelsbriefen“) beziehungsweise deren Kopien auf-

zuheben.

Dass Unterlagen des Unternehmers nicht einfach vernichtet

werden können, müsste auch ohne gesetzliche Regelung

jedem deutlich sein. Einmal ist ja jeder Unternehmer trotz

positiver Ausrichtung auf die Zukunft auch auf Daten der

Vergangenheit angewiesen. Zum anderen interessiert sich

auch das Finanzamt für diese Aufzeichnungen, um bei Be-

darf eine Prüfung vornehmen zu können, die feststellt, ob

Steuererklärungen korrekt a/jointfilesconvert/244109/bgegeben wurden. Und es sind

keinesfalls nur die Belege aus der Buchhaltung – Rech-

nungen, Quittungen, Kontoauszüge etc. – aufzubewahren,

sondern auch Geschäftsbriefe, Verträge und Ähnliches.

Die Aufbewahrungsfrist für dieses Material ist allerdings

begrenzt. Die gesetzlichen Grundlagen dazu finden sich

wieder im Handelsgesetzbuch (HGB):

§ 257 HGB

(1) Jeder Kaufmann ist verpflichtet, die folgenden Unterla-

gen geordnet aufzubewahren:

1. Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jah-

resabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Kon-

zernlageberichte ...

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